WSP Bewerber Datenschutzhinweise
Letzte Änderung: Januar 2024
- Einleitung
WSP Global Inc. und seine Tochterunternehmen („WSP“) verpflichten sich zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Die folgenden Datenschutzhinweise gelten für Personen, die sich bei uns um eine Stelle bewerben (einschließlich Festanstellungen, befristete Stellen, Praktika und Praktikumsplätze). Darin wird dargelegt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Einstellungsverfahrens erfassen und verwenden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben.
WSP ist ein internationales Dienstleistungs- und Ingenieurbüro mit Hauptsitz in Kanada und Niederlassungen an mehreren Standorten auf fünf Kontinenten. Weitere Einzelheiten finden Sie auf unserer Webseite. Unsere globale WSP-Datenschutzerklärung finden Sie hier: WSP Privacy Notice | WSP, und wir empfehlen Ihnen, diese zu lesen, um zu verstehen, wie WSP personenbezogene Daten im Allgemeinen verwendet.
Das WSP-Unternehmen, das für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich ist, ist in der Regel das Unternehmen, das sich in dem Land befindet, in dem Sie sich um eine Stelle bewerben. Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu dieser Datenschutzerklärung haben, lesen Sie bitte den Abschnitt „Wie können Sie uns kontaktieren?“ am Ende dieser Datenschutzerklärung.
Der Begriff „personenbezogene Daten“, wie nachfolgend verwendet, ist dem Datenschutzrecht entnommen und bezeichnet im Allgemeinen jede Information, über die eine natürliche Person identifizierbar ist.
2. Welche personenbezogenen Daten erheben wir?
Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung bei WSP verarbeiteten wir gegebenenfalls die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:
- Informationen in Ihrem Lebenslauf, Anschreiben und akademischen Zeugnisse;
- die in Ihrem Bewerbungsformular gemachten Angaben, einschließlich Name, Anschrift, Telefonnummer, persönliche E-Mail-Adresse, Bildungsniveau, akademische Einrichtungen, Sprachkenntnisse usw. sowie Ihr Gehalt vor Ihrer Bewerbung bei WSP (fakultativ);
- berufliche Befähigungsnachweise oder Lizenzen, die Sie besitzen, und sonstige berufliche Qualifikationen/Zertifikate;
- Informationen darüber, ob Sie berechtigt sind, in dem Land zu arbeiten, für das Sie sich beworben haben, einschließlich aller Visa/Arbeitserlaubnisse, die Sie besitzen;
- Ihre Ergebnisse/Antworten aus Persönlichkeitstests/anderen Online-Assessments, die während des Einstellungsverfahrens von WSP durchgeführt wurden;
- Ihre Gehaltsvorstellungen sowie Ihre Präferenzen in Bezug auf Beschäftigung und Standortwechsel; und
- Informationen, die uns während eines Interviews zur Verfügung gestellt wurden.
Abhängig von dem Land, in dem Sie sich für eine Stelle bewerben, und sofern wir gesetzlich dazu berechtigt sind, können wir auch die unten aufgeführten personenbezogenen Daten erfragen, um die Vielfalt und Chancengleichheit innerhalb der Belegschaft von WSP zu überwachen. Dies geschieht jedoch auf freiwilliger Basis, so dass Sie uns die folgenden Informationen nicht zur Verfügung stellen müssen, wenn Sie dies nicht möchten:
- Geburtsdatum;
- Staatsangehörigkeit;
- Geschlecht;
- Sexuelle Orientierung;
- Religionszugehörigkeit;
- Indigene Identität;
- Ob Sie einen Flüchtlingsstatus haben;
- Rasse/Ethnische Herkunft;
- Militär-/Veteranenstatus; und
- Behinderungen (einschließlich, ob zumutbare Anpassungen notwendig sind für das Vorstellungsgespräche/Assessments).
Zusätzlich zu den Informationen, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, können wir auch Informationen über Sie aus anderen Quellen erhalten. Zum Beispiel:
- Personalvermittlungsagenturen (Ihr Lebenslauf und andere Angaben können von der von uns beauftragten Personalvermittlungsagentur in dem Land, in dem Sie sich um eine Stelle bewerben, an uns weitergegeben werden. Informationen darüber, wie die Agentur mit Ihren personenbezogenen Daten umgeht, erhalten Sie direkt bei der Agentur, deren Datenschutzhinweise Sie einsehen können);
- Ihre Referenzen;
- die von Ihnen benannten akademischen Einrichtungen und Berufsverbände (zur Überprüfung Ihrer akademischen und beruflichen Qualifikationen/Zeugnisse);
- Dienstleister, die in unserem Auftrag zusätzliche Hintergrundüberprüfungen durchführen, sofern wir gesetzlich dazu befugt sind, wie z.B. Strafregisterüberprüfungen oder Bonitätsprüfungen; und
- wenn Sie Informationen über sich selbst auf Karriereseiten wie LinkedIn öffentlich zugänglich gemacht haben.
Wir werden alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie erhalten, in Übereinstimmung mit diesen Datenschutzhinweisen behandeln.
3. Auf welcher rechtlichen Grundlage verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die hauptsächlichen Rechtfertigungsgründe für die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erforderlichkeit für:
- Die Beurteilung Ihrer Eignung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, um im Falle einer erfolgreichen Bewerbung einen Arbeitsvertrag mit Ihnen zu schließen;
- Das Nachkommen unserer gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. durch die Führung von Aufzeichnung über unsere Einstellungspraktiken und für andere steuerliche, Prüfungszwecke und arbeitsrechtliche Zwecke);
- Für die Wahrung der berechtigten Interessen von WSP als Unternehmen (z.B. ist es unerlässlich, personenbezogene Daten zu verwenden, um bestimmte Stellen zu besetzen, damit wir unsere Geschäftsabläufe effektiv durchführen können, und um die Sicherheit unserer Systeme zu verwalten), aber nur, wenn Ihr Recht auf Privatsphäre und Schutz Ihrer personenbezogenen Daten diese Interessen nicht überwiegt.
Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen erheben, die nach Datenschutzrecht als besonders sensibel eingestuft sind, verwenden wir sie außerdem, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen als potenzieller Arbeitgeber zu erfüllen (z. B. um faire Einstellungsverfahren zu gewährleisten).
Alternativ, falls dies rechtlich in dem Staat, in dem Sie sich bewerben, erforderlich ist, bitten wir Sie um Ihre ausdrückliche Einwilligung bevor wir Ihre personenbezogenen Daten und/oder sensible Daten verarbeiten, die für das Einstellungsverfahren erforderlich sind.
Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können. Dies beeinflusst nicht die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verwendung der Informationen durch WSP. In einigen Fällen kann der Widerruf Ihrer Einwilligung jedoch unsere Möglichkeit beeinträchtigen, Sie einzustellen, beispielsweise falls WSP manche rechtlich zulässigen Background Checks von Ihnen durchzuführen.
4. Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:
- um Ihre Eignung für eine Beschäftigung bei uns und in einem anschließenden Vorstellungsgespräch/Beurteilungsverfahren zu beurteilen und um uns bei der Entscheidung zu helfen, ob wir Ihnen ein Beschäftigungsangebot machen sollen – Kopien der von Ihnen eingereichten Informationen und jeglicher weiterer Schriftverkehr werden aufbewahrt, um Ihre Bewerbung um eine Stelle voranzutreiben und als Nachweis für unsere Beschäftigungs- und Fair-Access-Prozesse (weitere Einzelheiten siehe unten im Abschnitt „Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?“);
- um die Sicherheit unserer Räumlichkeiten und Systeme (einschließlich unserer Online-Bewerbungsportale) zu gewährleisten;
- um die Rechte von WSP zu schützen und die an WSP gestellten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen (einschließlich der Offenlegung von Informationen im Zusammenhang mit Rechtsansprüchen und anderen Ethik- und Compliance-Untersuchungen);
- um Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen im Hinblick auf geeignete Stellenangebote zu bewerten, sofern Sie Ihr Interesse an einer künftigen Benachrichtigung darüber bekundet haben; und
- zur Überwachung von Vielfalt und Chancengleichheit innerhalb von WSP, soweit dies gesetzlich zulässig ist, durch die Analyse zusätzlicher Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen (siehe oben unter „Welche personenbezogenen Daten erheben wir?“). Wir verwenden diese Informationen nicht für beschäftigungsbezogene Entscheidungen und sie werden nur in zusammengefasster Form verwendet (d.h. die Informationen werden mit ähnlichen Kategorien von Informationen von anderen gruppiert, um nur statistische Daten zu erhalten, und identifizieren keine Einzelperson persönlich).
Wir können uns per E-Mail oder Telefon mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihre Bewerbung zu besprechen, und in bestimmten Ländern werden wir, wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, Ihre Referenzpersonen kontaktieren, um Referenzen über Sie einzuholen.
Bitte beachten Sie, dass Sie sich, falls Ihre Bewerbung erfolgreich ist und Ihnen eine Festanstellung oder eine befristete Stelle bei WSP angeboten wird, möglicherweise bestimmten Hintergrundprüfungen unterziehen müssen, bevor wir Ihre Beschäftigung bei uns formalisieren. Abhängig von der Stelle, für die Sie sich bewerben, und den Gesetzen des Staates, in dem Sie sich bewerben, kann dies die Überprüfung Ihrer akademischen/beruflichen Qualifikationen, Ihres beruflichen Werdegangs, Ihrer Bonität, Ihres Strafregisters und Ihrer medizinischen Vorgeschichte beinhalten. Wir werden Sie jedoch erst in der letzten Phase des Einstellungsverfahrens auffordern, sich relevanten und rechtlich zulässigen Background Checks zu unterziehen, und zu diesem Zeitpunkt werden Sie:
- weitere Informationen darüber erhalten, wie Ihre persönlichen Daten im Rahmen des Hintergrundscreenings verwendet werden, sowie über Ihre Rechte in Bezug auf Ihre persönlichen Daten; und
- gebeten, Ihre Einwilligung zur Durchführung solcher Background Checks durch WSP zu geben.
5. Mit wem teilen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir können Ihre persönlichen Daten bei Bedarf an Personalvermittlungsagenturen und andere Dienstleister weitergeben, die in unserem Auftrag handeln und die Informationen nur zur Erbringung dieser Dienstleistung verwenden. Zum Beispiel können wir Drittanbieter nutzen, um:
- Background Checks im Auftrag von WSP durchzuführen; oder
- uns bei Persönlichkeitstests/anderen Online-Assessments zu unterstützen, die während des Einstellungsverfahrens für bestimmte Stellen erforderlich sein können.
Wir stellen sicher, dass alle von uns beauftragten Drittanbieter sich vertraglich zu einem angemessenen Sicherheits- und Vertraulichkeitsniveau zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verpflichten. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch an einen Käufer oder potenziellen Käufer unseres Unternehmens weitergeben, jedoch nur, wenn dies erforderlich ist und unter angemessenen Vertraulichkeitsverpflichtungen.
Möglicherweise müssen wir Ihre personenbezogenen Daten auch an andere Unternehmen innerhalb der WSP-Gruppe weitergeben, z.B. wenn Ihre Funktion die Zusammenarbeit mit Personen in unseren anderen Niederlassungen beinhaltet. Unter bestimmten Umständen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten aus gesetzlichen Gründen weitergeben, z.B. wenn ein Gericht oder die Polizei oder eine andere Strafverfolgungsbehörde oder Aufsichtsbehörde uns darum gebeten hat.
6. Werden Ihre personenbezogenen Daten ins Ausland übermittelt?
Wenn Sie sich auf eine Stelle bei WSP bewerben, werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet:
- vom zuständigen WSP-Unternehmen, in dem Staat, in dem Sie sich aufhalten und in dem Sie sich für eine Stelle bewerben; oder
- in dem Staat, in dem WSP seine Verfahren für die Bewerbungsverwaltung zentralisiert hat.
Aufgrund des globalen Charakters der Geschäftsaktivitäten von WSP kann es notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten in ein anderes Land zu übermitteln, entweder an eine andere WSP-Einheit oder an einen externen Dienstleistungsanbieter. Eine Liste der Länder, in denen wir tätig sind, finden Sie auf unserer Website. Einige dieser Länder haben möglicherweise einen anderen Datenschutzstandard als das Land, in dem Sie ansässig sind. Wir haben jedoch vertragliche oder andere geeignete Schutzmaßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten weltweit nach den gleichen Standards geschützt werden.
7. Wie halten wir Ihre personenbezogenen Daten sicher?
Wir bemühen uns, dafür zu sorgen, dass alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, im Einklang mit unseren Richtlinien und Verfahren sicher aufbewahrt werden. Dazu gehören angemessene organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen wie Zugangskontrollen, regelmäßige Penetrationstests unserer Systeme und eine sorgfältige Auswahl von Mitarbeitern und Drittdienstleistern.
8. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Wenn Sie sich auf eine Stelle bei WSP bewerben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den geltenden rechtlichen und behördlichen Anforderungen aufbewahren (das sind mindestens 12 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens). Bei bestimmten Bewerbungen haben Sie jedoch die Möglichkeit, uns zu gestatten, Ihre Daten für einen längeren Zeitraum von 24 Monaten aufzubewahren, damit wir Sie benachrichtigen können, falls in Zukunft geeignete Stellen frei werden. In solchen Fällen werden Ihre personenbezogenen Daten entsprechend der von Ihnen auf unserem Einstellungsportal gewählten Option gelöscht, es sei denn, wir müssen einige Angaben über Sie aus rechtlichen und behördlichen Gründen weiterhin aufbewahren.
9. Welche Rechte stehen Ihnen in Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten zu?
Je nach dem Land, in dem Sie sich aufhalten und/oder in dem Sie sich bewerben, kann Ihnen gegenüber WSP zustehen:
a. eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten;
b. Berichtigung jeglicher Ungenauigkeiten in Ihren personenbezogenen Daten, indem Sie uns über notwendige Änderungen informieren;
c. Ihre Einwilligung in die Erhebung, Verwendung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu ändern oder zu widerrufen, soweit WSP Ihre Einwilligung erhalten hat (bitte beachten Sie den Einfluss, den dies gegebenenfalls auf Ihre Bewerbung bei uns hat, wie beschrieben im Abschnitt „Auf welcher rechtlichen Grundlage verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?“);
d. Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit WSP keine Rechtfertigung für die Speicherung greift (wie beschrieben im Abschnitt „Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?“);
e. Einschränkung der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten bis:
- WSP etwaige Ungenauigkeiten in Ihren personenbezogenen Daten überprüfen und Sie hierüber benachrichtigen konnte; oder
- Wir nach Prüfung zu dem Schluss gekommen sind, dass die berechtigten Interessen von WSP Ihr Interesse daran, dass Ihre Daten nicht verarbeitet werden, überwiegt;
f. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Sie oder eine andere Organisation in einem gängigen Format (bekannt als Recht auf Datenübertragbarkeit); und
g. Nicht einer automatisierten Verarbeitung unterworfen zu sein (bitte beachten Sie, dass WSP derzeit keine automatisierte Verarbeitung ohne menschliche Überwachung durchführt – beispielsweise als Teil des Einstellungsverfahrens das Scoring bestimmter Onlineaufgaben. Jedoch wird dieser Score nur im Zusammenhang mit dem weiteren Anstellungsverfahren; keine Entscheidungen werden ausschließlich auf Grundlage dieses Scores selbst getroffen).
Darüber hinaus, können Sie unserer Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten in manchen Fällen widersprechen, wie beispielsweise, wenn wir diese aus berechtigten Interessen verwenden. Jedoch kann dieses Recht beschränkt sein, wenn wir überwiegende berechtigte Gründe für die Weiterverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, die Ihr Recht auf Datenschutz überwiegt.
Bitte kontaktieren Sie uns (siehe unten für unsere Kontaktdetails), falls Sie weitere Frage zu diesen Rechten haben. Bitte beachten Sie auch, dass Sie in einigen Staaten, Ihre Profil-/personenbezogenen Daten über unser Online-Bewerbungsportal selbständig ändern/ergänzen können.
10. Wie können Sie uns kontaktieren?
Wir hoffen, diese Datenschutzhinweise waren für Sie hilfreich zu verstehen, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und wie sie dies mit Ihren Rechten kontrollieren können.
Sollten Sie Fragen haben, Bedenken oder Beschwerden zu den Informationen, die wir über Sie haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an privacy@wsp.com.
11. Beschwerden
Sie haben das Recht, jederzeit eine Beschwerde an die zuständige Datenschutzbehörde zu richten. Wir wären Ihnen allerdings dankbar, uns die Gelegenheit zu geben, Ihre Bedenken zuerst nachvollziehen zu können bevor Sie eine Datenschutzbehörde kontaktieren.
Für weitergehende Informationen sehen Sie bitte in Abschnitt 12 unseren globalen WSP Datenschutzhinweisen WSP Datenschutzhinweise | WSP nach.
12. Änderungen an diesen Datenschutzhinweisen
Diese Datenschutzhinweise wurden zuletzt an dem oben im Dokument angegebenen Datum aktualisiert. Wir können diese Datenschutzhinweise gelegentlich durch Anpassung dieser Seite ändern.
